● سازمان چیست ؟
در مورد سازمان تعاریف بسیاری ارائه شده است. کلاسیک ها بر نقش ساختار در سازمان تاکید می کنند و نئو کلاسیک ها به انسان توجه اساسی دارند. سازمانهای مکانیکی ، سازمانهای ارگانیکی ، سازمان یادگیرنده ، سازمان به مثابه فرهنگ و انواع مختلفی از تعاریف دیگر که هریک از زوایه ای خاص به سازمان می نگرند. اما یکی از استعاره های جالب در مورد سازمان ، تشبیه سازمان به انسان است .
دراین تفکر به سازمان به مثابه موجودی زنده نگریسته می شود. اما در همه موجودات زنده ، بویژه انسان ، فاکتورهایی وجود دارد که از آنها به عنوان علایم حیاتی نام برده می شود. ! آیا سازمان نیز علایم حیاتی دارد؟ آیا آنچنان که فشار خون و نبض انسان حامل پیام مرگ و زندگی می توانند باشند ، می توان با اندازه گیری نبض و فشار خون سازمان نسبت به سلامت یا عدم سلامت آن آگاهی یافت؟ چارچوب کارت ارزیابی متوزان ( Balance Score Card ) یکی از روشهای نوین و مفیدی است که کنترل استراتژیک در سازمان را برمبنای عوامل حیاتی آن امکان پذیر می سازد. این نوشتار به معرفی BSC و نحو پیاده سازی آن در سازمان می پردازد.
● کارت ارزیابی متوازن چیست ؟
کارت ارزیابی متوازن یک مفهوم نوین مدیریتی می باشد که به همه مدیران در همه سطوح کمک می کند تا بتواند فعالیتهای کلیدی خود را پایش و کنترل نمایند. روبرت کاپلان (R.KAPLAN) و دیوید نورتون ( (D.NORTON آفرینندگان این شاهکار عرصه کنترل استراتژیک به شمار می روند. آنهاپیشنهاد کردند که مدیران ، اطلاعاتی در خصوص چهار منظر (Perspective) را در یک کارت جمع آوری نمایند و به تحلیل آنها بپردازند. این چهار منظر عبارتند از: - منظر مشتری - منظر فرایندهای داخلی کسب و کار - منظر رشد و نوآوری و یادگیری سازمانی - منظر مالی به عبارت دیگر سازمان به چهار سوال اساسی زیر پاسخ می دهد : - مشتریان چگونه به سازمان می نگرند؟ - سازمان در چه زمینه هایی قابلیت اساسی دارد؟ - آیا سازمان توانایی بهبود و ایجاد ارزش را دارد؟ - سهام داران چگونه به سازمان می نگرند؟ روبرت کاپلان و دیوید نورتون در مورد مزایای کلیدی BSC برای سازمان را چنین بر می شمارند : - ایجاد امکان کنترل جامع سازمان از طریق معیارهای کلیدی - یکپارچگی میان طرحها ی سازمان - تقسیم استراتژی به عوامل قابل اندازه گیری در سطح کسب و کار
● اهمیت و نقش کنترل در سازمان
کنترل عبارت از اطمینان از مطابقت عمکرد با برنامه و مقایسه عملکرد واقعی با استانداردهای از قبل تعیین شده می باشد. اگر تفاوت قابل ملاحظه ای بین عملکرد موردنظر و واقعی وجود داشته باشد، مدیر باید وظایف اصلاحی را انجام دهد . اهداف بدون کنترل تحقق نخواهند یافت، کنترل فرایند ایجاد و اجرای مکانیزم هایی برای اطمینان از حصول اهداف می باشد. شاید به جرأت بتوان ادعا کرد انجام هیچ فعالیتی در سازمان قرین توفیق نخواهد بود مگر آنکه کنترل های لازم نسبت به آن به عمل آمده باشد.
به کمک کنترل است که مدیریت نسبت به نحوه تحقق هدفها و انجام عملیات آگاهی یافته و قدرت! پیگیری و عنداللزوم سنجش و اصلاح آنها را پیدا می کند. کنترل ابزار کار مدیران در رده های مختلف سازمان از مراتب عالی تا رده های سرپرستی است و لزوم آن را در مراتب مختلف به سادگی می توان احساس کرد. سازمان بدون وجود یک سیستم مؤثر کنترل در تحقق مأموریتهای خود موفق نبوده و نمی تواند از منابع خود به درستی استفاده‌کند ۳- پیاده سازی BSC پیاده سازی BSC در چهار قدم امکان پذیر است.
در ادامه این شش قدم معرفی و بررسی می گردند.
▪ قدم اول : در گام اول باید بنیادها و اعتقادات هسته ای سازمان مورد ارزیابی قرارگیرد. مانند :
۱) فرصت های بازار
۲) رقبا
۳) موقعیت مالی
۴) اهداف بلند و کوتاه مدت
۵) شناسایی آنچه رضایت مشتری را جلب می کند در این راه باید از ماموریت سازمان بهره گرفت .فلسفه وجودی سازمان ( چرائی ) را ماموریت سازمان می نامند.هر سازمان در پاسخ به یک سری نیاز ایجاد میشود و هدف آن رفع آن نیاز می باشد بنابراین قبل از هر اقدام باید مشخص شود که چه نیازهائی منجر به تشکیل سازمان گردیده است .
ـ اجزا ماموریت سازمان عبارتند از :
۱) مشتریان
۲) محصول
۳) فناوری
۴) بازارها
۵) توجه به مردم
۶) توجه به کارکنان
۷) حوزه جغرافیایی البته اگر پروفایل SWOT سازمان تهیه شده است نیاز به ارزیابی مجدد نیست. در این پروفایل نقاط قوت و ضعف ، فرصت ها و تهدیدات سازمان معرفی و ارزیابی می گردد.
▪ قدم دوم : در این گام باید استراتژی کلان کسب و کار تدوین گردد.
ـ انواع متداول استراتژی عبارتند از :
۱- استراتژی ها ی یکپارچگی ( رو به جلو – رو به عقب – افقی )
۲- استراتژی های تمرکز
۳- استراتژی های رشد
۴- استراتژی های ثبات
۵- استرتژی های کاهش
▪ قدم سوم : پس از تدوین استراتژی، لازم است این استراتژی به مولفه های کوچکتری تقسیم شوند. این مولفه اهداف نام دارند. اهداف قسمت های اساسی استراتژی هستند.برای مثال شرکت ساوت وست ایر لاین استراتژی خود را در جهت رقابت موفق در بازار خطوط پر جمعیت تجاری تدوین کرده است .
ـ بلوک های اساسی استراتژی این شرکت عبارتند از :
۱) نوآوری
۲) تعمیرات سریع
۳) مسافرت های بدون بلیط
۴) درصد بالای اجاره هواپیما
۵) فرکانس بالای پرواز
▪ قدم چهارم : اما کار با ترجمه استراتژی به اهداف به پایان نخواهد رسید. در قدم چهارم نقشه استراتژیکی از استراتژی کلان سازمان ترسیم می شود.
● نقشه استراتژیک چگونه ترسیم می شود ؟
نقشه استراتژیک با استفاده از اطلاعات گام قبل و چارچوب کارت امتیازی متوازن ترسیم می گردد. هریک از اهداف باید دریکی از بخش های چهارگانه مدل BSC قرارگیرند.
▪ قدم پنجم : پس از قراردادن اهداف در چارچوب BSC، شاخص ها و مقادیر هدف آنها تعیین می شوند. ( رجوع به مثال ) قدم ششم : در آخرین قدم طرحها و برنامه هایی که برای دستیابی به اهداف مورد نظر ضروری می باشند، تعیین می گردند.
منابع و ماخذ :
• Kaplan RS and Norton DP, "The Balanced Scorecard - Measures that drive performance", Harvard Business Review, ۱۹۹۲ Jan/Feb, pp۷۱-۷۹. • Kaplan RS and Norton DP. "Putting the Balanced Scorecard to Work, Harvard Business Review, September-October ۱۹۹۳. pp۱۳۴-۱۴۷ (Presents a series of cases about the balanced scorecard. Also documents Kaplan and Norton&#۰۳۹;s process for developing a balanced scorecard.) • Robert S. Kaplan & David Norton ,”The Balanced Scorecard ,Translating Strategy into Action”, Harvard Business Scholl Press , ۱۹۹۰ • Paul Arveson , “What is the balanced scorecard?”, The Balanced Scorecard Institute , ۱۹۹۸ • Fred Nickols ,” The Accountability ScoreCard A Stakeholder-based Approach to keeping Score”, • Kaplan RS and Norton DP. "Using the Balanced Scorecard as a Strategic Management System". Harvard Business Review, January-February ۱۹۹۶ pp۷۵-۸۵ (Presents Kaplan and Norton&#۰۳۹;s thoughts on how the balanced scorecard can be used as a strategic management system
منبع : پایگاه اطلاع رسانی مدیران ایران
