مسئاله یابی و راه حل یابی

در ادامه مطلب قبلی وبلاگ ابتدا به مسئله یابی و سپس به راه حل یابی می پردازیم بدین صورت که در مرحله مسئله یابی که با کمک کارشناسان و خبرگان صورت می گیرد، مهمترین مسئله با استفاده از روش هایی مانند روش دلفی و گروه نخبه اولیه مجتمع شناسایی می شود و فرآیند قبلی از شماره 1 و2 نیز در اینجا نیز عیناً طی می شود با این تفاوت که در مرحله سوم در یک جدول که شماره گذاری می شود تمام ایده ها از 3 مرحله پشت سر هم از شماره 1 تا آخرین ایده نوشته می شوند این کار به ازای هر شخص به صورت جداگانه به منظور ارزش گذاری ایده ها انجام می گیرد.

برای این کار ابتدا از فردی در گروه می خواهیم تا ایده ها را شماره گذاری کند و سپس از افراد می خواهیم تا یک ورق A4 را برداشته و در آن ستون هایی با عناوین شماره ایده، امکان سنجی و اثربخشی ایجاد کنند. سطرها را به تعداد ایده ها شماره بزنند. اینکه هر ایده چقدر اثر داشته و امکان پذیر است توسط افراد حاضر درجلسه بررسی می شود و این امر را می توان از جنبه های مختلف بررسی کرد برای ارزش گذاری از طیف لیکرت استفاده می کنیم. از افراد می خواهیم تا در هر سطر مربوط به یک ایده خاص اعداد مرتبط با امکانپذیری و اثر بخشی آن را از نظر خودشان بنویسند.

طیف لیکرت با 5 نقطه اهمیت بدین شکل است:

امکان سنجی: 

   بسیار امکان پذیر     امکان پذیر      معمولی     کم تر امکان پذیر      بسیار کم امکان پذیر

                          5                 4               3                2                    1

اثربخشی: 

  بسیار اثربخش     اثربخش      معمولی      کم تر اثربخش     بسیار کم اثربخش

                     5                4            3            2             1

در این گام به افراد ضریب اهمیت داده می شود. این کار با توجه به نظر مدیرعامل، مدیران بخش های مربوطه، صاحبان پروژه، کارشناسان و خبرگان صورت می گیرد.البته حتی المقدور سعی می شود که اشخاص متوجه نشوند چون ممکن است کسانی که وزن کمتری به انها اختصاص داده شده اضحار شکایت نمایند.

در  مرحله بعدی جدولی ترسیم می کنیم که در سطرهای آن، شماره های ایده ها و در ستون ها، اسامی افراد قرار بگیرند. در هر ستون و زیر اسم هر فرد دو قسمت امکان سنجی و اثرگذاری ایجاد می کنیم. چگونگی قرار دادن اعداد در خانه های جدول بدین شکل است که مثلاً فرد الف ایده شماره یک را بسیار امکان پذیر  و کم اثر دانسته است، در این صورت در سطر مربوط به ایده ی یک و ستون امکان سنجی فرد الف عدد 5 و در سطر مربوط به ایده یک و ستون اثرپذیری فرد الف عدد 2 (با توجه به طیف لیکرت که در بالا گفته شد) قرار می گیرد. برای تمامی افراد و ایده ها این روند انجام می گیرد و جدول پر می شود. 

پس از انجام مراحل گفته شده برای اینکه ضریب اهمیت افراد را هم دخیل کنیم، 2 ستون دیگر تحت عنوان امکان سنجی و اثربخشی به جدول اضافه می کنیم. برای ستون امکان سنجی، در هر سطر که مربوط به یک ایده مشخص است، اعداد مربوط به امکان سنجی تمامی افراد را با هم جمع کرده بر تعداد افراد تقسیم می کنیم و عدد بدست آمده را در همان سطر و در ستون جدید امکان سنجی وارد می کنیم. اینکار را برای تمامی ایده ها انجام می دهیم. در مورد ستون اثر بخشی، در هر سطر که مربوط به یک ایده مشخص است، اعداد مربوط به اثر بخشی  تمامی افراد را با هم جمع کرده بر تعداد افراد تقسیم می کنیم و عدد بدست آمده را در همان سطر و در ستون جدید اثر بخشی وارد می کنیم. اینکار را برای تمامی ایده ها انجام می دهیم. می توان این جدول با استفاده از نرم افزار Excel هم ترسیم و محاسبه کرد.

 در نهایت با توجه به مختصات بدست آمده برای هر ایده از دو ستون جدید امکان سنجی و اثربخشی، نموداری را ترسیم می کنیم که محور افقی آن امکان سنجی (از 0 تا 5 شماره گذاری شده) و محور عمودی آن اثربخشی (از 0 تا 5 شماره گذاری شده) باشد. هرکدام از این محورها با توجه به طیف لیکرت به 5 قسمت مساوی تقسیم می شوند و هر ایده به شکل مختصات یک نقطه در این نمودار نشان داده می شود. پس از نمایش تمام ایده ها در این نمودار، می توان فضای بدست آمده را به 4 قسمت مساوی یا بیشتر تقسیم نمود تا ایده های با اولویت تر که در بالای نمودار و سمت راست آن قرار دارند مشخص شوند. این ها ایده هایی هستند که دارای بیشترین امکان پذیری و اثربخشی می باشند. هیچ ایده ای را نادیده نمی گیریم و فقط آن ها را اولویت بندی می کنیم تا بتوانیم برای حل مسئله از بهترین آن ها بهره بگیریم. 

ایده هایی که امکان سنجی بیشتری دارند مهمتر هستند و ما هیچ ایده ای را دور نمی ریزیم فقط باید غنی شده و امکان انجام آن فراهم شود.

حتی گاهی اوقات دیده شده که هر ناحیه را نیز برای استفاده بهتر از روش بسشیج اندیشه ها به نواحی دیگیری تقسیم نمو ده اند.

ورک شاپ عملی بسیج اندیشه ها


بررسی دلایل بیکاری در کشور با استفاده از روش بسیج اندیشه ها




شناخته شده وپرکاربردترین ابزار دستیابی به مشارکت عبارت است از نظام پیشنهادها یا طرح بسیج اندیشه ها که یکی از عوامل مؤثر در تغییر شرایط کار و ایجاد زمینه مناسب برای مشارکت افراد بوده و در واقع تجلی گاه اندیشه ها و خلاقیتهای فردی و گروهی ،برای به وجود آوردن و گسترش روحیه مشارکت در جهت ایجاد پویایی و بهبود فرایند و کیفیت محصول یا ارائه خدمات است.

لازم به ذکر است که روش بسیج اندیشه ها نوع تکامل یافته ی "طوفان فکری" یا برین استورمینگ می باشد که پیش از این با آن آشنا شده اید.

 در نخستین کارگاه حضوری استراتژی بازاریابی ،روش بسیج اندیشه ها را بررسی کردیم و با اجرای یک مثال عملی در قالب یک ورکشاپ به شکل عمیق تری با این روش آشنا شدیم که در ادامه به توضیحات آن میپردازیم:

     در ابتدا باید تعداد زیادی کاغذ هم اندازه را تهیه و ماژیک های یکرنگی را برای نوشتن افراد حاضر در جلسه فراهم کنیم.استفاده از ماژیک (به دلیل دارا بودن نوک زخیم)برای استفاده از کلمات کمتر و مشخص نبودن دست خط ها می باشد. در دور اول یک کاغذ A4 را از طول به 8 قسمت مساوی تقسیم میکنیم و به هر فرد 7 تا 10 باریکه کاغذ(به این دلیل از باریکه کاغذ استفاده میشود که به قول معروف لپ مطلب و آن کلمه ی کلیدی یا جمله ی مهم نوشته شود و از داستان نویسی و انشاِ نویسی پرهیز شود) و یک ماژیک می دهیم و از او می خواهیم که نظراتش را کامل بیان کند. این نظرات باید بی نام باشند تا افراد احساس راحتی بیشتری کرده و آنچه را که فکر می کنند بدون ترس بیان کنند و احتمال ردیابی نظر مطرح شده نباشد.

لیدر جلسه باید دائما به افراد تاکید کند که از نوشتن کلمه ی گنگ و نامفهوم که هرکس برداشت خودش را بکند جدا خودداری کنند و مطلب نوشته شده باید کاملا شفاف و مفهوم باشد تا همه به نظر نویسنده مطلب پی ببرند نه نظر خودشان که شنونده هستند.

لیدر جلسه باید فوراً برگه ها را تک تک از افراد جمع آوری کرده و به صورت رندوم درهم دسته کند. چراکه بنا نداریم افراد را ارزیابی کنیم.و این موضوع سبب می شود که افراد حاضر در جلسه  مدام به برگه های نوشته شده نگاه نکنند و با خود بگویند که من چقدر زیاد نظر داده ام ودیگر کافی است، همچنین وقتی لیدر جلسه کاغذ ها را به صورت رندوم کنار هم قرار میدهد خیال افراد راحت میشود که کسی متوجه نظر آنها نخواهد شد.

 زمانیکه فردی تمام برگه هایی را که به او داده شده بود با نظراتش تکمیل کرد، هدایت گر 3 یا 4 برگ دیگر هم به او می دهد و با گفتن عبارات انگیزشی و تشویق کننده ای ازقبیل « ایده های خوب و زیادی دارید،ما رو با گفتن ایده های نابتون بیشتر یاری کنید،شما خیلی ایده های فوق العاده ایی دارید اجازه بدید ما بیشتر ازین ایده ها استفاده کنیم،خیلی ذهن خلاقی دارید»،  فرد را تشویق به نوشتن می کند و از او می خواهد تا تمام ایده هایی که در ذهن دارد را بیان کند، لازم به ذکر است گفتن این جملات انگیزشی  نباید به صورت نمایشی بوده و باید آن حس ناب بودن منتقل شود.

سپس تمام برگه ها را سریعا بدون اتلاف وقت جمع آوری میکنیم و منتظر میمانیم تا همه افراد برگه ها را پاسخ دهند.

در این مرحله لیدر جلسه تمامی نظرات جمع آوری شده را برای همه افراد و با صدای رسا می خواند. چون افراد منتظر شنیدن نظرات خودشان هستند و نظرات در هم است، این امر موجب می شود افراد به تمامی نظرات گوش فرا دهند.

لیدر جلسه در این مرحله برای دور دوم به افراد 3 یا 4 برگه می دهد و از آن ها می خواهد مرحله قبل را تکمیل کنند و باز هم ایده و نظر جدیدی بنویسند.اگر افرادی زودتر تمام کردند دوباره به آن ها 1 یا 2 برگه دیگر داده و با جملات انگیزشی آن ها را تشویق به نوشتن می نماید. مثل مرحله قبل نظرات برای همه خوانده می شود.

حتی می توان این فرایند را برای بار سوم هم انجام داد و از افراد خواست تا نظرات وایده های خلاقانه و عجیبشان را نیز بنویسند و سپس این نظرات جمع آوری شده خوانده شوند. در این حالت ایده ها از ذهن افراد حاضر در جلسه تا بیشترین حد ممکن بصورت نظام مند استخراج می شوند. البته باید به این نکته توجه داشت که فرد هدایت گر نباید هیچ تأثیری بر نظرات افراد حاضر در جلسه داشته باشد.

     در مرحله بعد از افراد می خواهیم ایده ها و نظرات مرتبط را در دسته هایی بچینند و آن ها را عنوان گذاری کنند. بعد از آن ها می خواهیم  مشخص کنند در هر دسته با یک عنوان خاص چند ایده وجود دارد.

 سپس نموداری تحت عنوان Fish Bone (استخوان ماهی)ترسیم می کنند بدین شکل که در قسمت سر ماهی آن موضوعی که برای نظرسنجی مطرح شده بود، در مربعی قرار می گیرد و یک خط افقی از آن مربع به بیرون رسم کنند. آن موضوعی که بیشترین نظرات را در خود جای داده است استخوان بزرگتر ماهی و در بالا کشیده می شود و تعداد نظرات در شعاع آن موضوع هم در کنار استخوان نوشته میشود، عناوین بعدی هم به ترتیب تعداد نظرات، یکی در میان بالا و پایین مثل استخوان های ماهی ترسیم می شوند. بدین ترتیب عوامل مشکل پیدا شدند که همان استخوان های ماهی اند و در بالای هرا ستخوان باید عنوان آن دسته و تعداد نظرات نوشته شوند. در واقع در این مرحله اولویت ایده ها مشخص می شود که بیانگر توان جمعی مجموعه است. البته در حالت دقیقتر باید تک تک نظرات روی هر تیغ نوشته شود که معمولا از آین کار صرف نظر می شود چون نیاز به یک تخته وایت برد یک کیلومتری میباشد.

یرای مثال استخوان ماهی مربوط به عوامل موثر بر رفتار مشتریان اپل را با استفاده از بسیج اندیششه ها به دست آورده و برای شما عزیزان که وبلاگ بنده را ملاحظه میفرمایید در قسمت ذیل به اشتراک گذاشته ام